2022.03.05
PMOとPMの違いとは？求められる役割や業務を徹底解説！
目次
PMOやPMという言葉を聞いたことはありますでしょうか？さまざまな言葉と勘違いされることが多いですが、それぞれ、しっかりとした役割が存在しています。
本記事ではPMOとPMの違い、PMOのメリットや必要になるスキルについて解説していきますのでぜひ、ご覧ください。
PMOとPMの違いを紹介
企業におけるPMOにて一般的とされている形態は、会社の部門としてもともとPMOの部門があるケースと、PM直下の事業のプロジェクト内にてPMOのチームが配置されているケースの2つになります。
部門としてもともとPMO部門が設置されている場合は、企業全体のプロジェクトをコントロールするという役割があります。
事業のプロジェクト内にはPMOが配置されている場合は役割はPMとほとんど変わらず、プロジェクトの進捗管理をおこなうという役割が発生します。
大規模なプロジェクトにおいて、PMだけではプロジェクトを管理しきれないとなった場合にPMOが導入されるケースが多いです。
まずは、それぞれの違いについて紹介していきます。
PMOとPMの違い
PMOとPMについては、業務規模に関して大きな違いがあるわけですが、こちらではPMOとPMのおもな役割の違いについて解説していきます。
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PMOとは
PMOとは、プロジェクトマネジメントオフィスの略称になります。
その名の通り、プロジェクトマネジメントを担当する部門になるわけですが、PMをチームでバックアップしていきシステム開発を成功に導くという役割があります。
PMOにおける業務の役割はPMとほとんど変わらず、プロジェクトが成功するかどうかを決定する重要な部門となります。
PMOやPMが業務内においてしっかりと役割を果たしていないと、プロジェクト全体を正確に管理することができず、失敗に終わってしまう可能性も出てきます。
しかしながら、システム開発の現場すべてにPMOの配置が必要になるというわけではありません。
比較的、小規模な業務の案件であればPMだけでマネジメントすることができるケースもあります。
ただ、最近ではシステム開発の業務が大規模になっている企業も多いため、PMOを導入しているところが多くなっているというのも事実です。
PMとは
そもそもPMは、PMOとはマネジメント権限の規模が違います。
PMOに関しては大規模なプロジェクト業務内の個別のプロジェクトを管理することを役割としているのに対し、PMはプロジェクト全体のマネジメントをおこなうという役割があります。
しかしながら実際、PMOとPMでは業務内容には大きな違いはありません。プロジェクト管理を徹底して、システム開発を無事に成功させようという目的は同じなのです。
PMOに求められる役割
ここまではPMOとPMのおもな違いについて見てきましたが、ここからは実際にPMOに対して業務のなかで求められる役割について解説していきます。
なお、PMOのおもな役割は下記のようになっています。
プロジェクトマネジメント方式の標準化
・人材開発
・業務支援
・各種調整
・環境整備
・管理業務
それでは各役割について、1つずつ詳しく見ていきましょう。
①プロジェクトマネジメント方式の標準化
PMOでは、プロジェクトマネジメント方式の標準化もおこないます。
各業務のプロジェクトにおいて最適となるプロジェクトマネジメント方式は違いますが、まず、PMOが標準となるものを用意することによってPMがゼロから考えなければならないという手間がなくなります。
②人材開発
PMOでは、プロジェクトマネジメントに関する研修や講習会を実施して、日頃から人材開発業務をおこなっています。
これによって、企業のプロジェクトマネジメントスキルの向上を目指しているのです。
スキルの向上を社員に任せてしまうのではなく、PMOが主導となってプロジェクトマネジメントに関するスキルや知識の向上をサポートしていきます。
③業務支援
PMOでは業務状況に応じて、プロジェクトマネジメントの業務支援もおこなっています。
PMにおけるスキルや経験によっても、業務支援の内容は変わってきます。
④各種調整
PMOでは、企業における各プロジェクト業務のリソースやコストに関する調整もおこないます。
確かに各プロジェクトの責任者であるPMは、自身が担当しているプロジェクトを優先的に考えてしまいがちです。
しかし、1つのプロジェクト業務ばかりを考えてしまうと、社内のプロジェクトのバランスが崩れてしまい、最終的にはプロジェクトが失敗に終わってしまうこともあります。
そういった事態が起こらないように、PMOがプロジェクト業務全体の調整をおこなうのです。
⑤環境整備
PMOでは、各企業に適したプロジェクト業務環境の整備もおこないます。
PCなどの機械管理や会議における議事録の作成、スケジュール管理やプロジェクト内の情報共有など、プロジェクト業務に合わせた環境整備をおこなっていきます。
⑥管理業務
PMOでは、プロジェクトに関連する項目の管理業務もおこなっていきます。
PMOはある意味、プロジェクトメンバーとは別の客観的な立ち位置となるためプロジェクト業務全体の状況やフェーズを確認して何を準備すべきか、先を見据えるということが容易だからです。
あらゆるリスクを想定して、プロジェクト業務がスムーズに進むように管理をおこなっていくことが重要になります。
PMOを導入するメリットとデメリット
ここまではPMOに求められる役割について詳しく見てきましたが、実際にPMOを導入するうえでのメリットやデメリットはあるのでしょうか？
メリット
PMOでは、PMの負担を軽減することができるというのが大きなメリットとなります。
プロジェクトの規模が大きくなればなるほど、PMの負担は莫大なものとなります。PMOを導入することによって細かなケアやサポートが可能となり、PM本来の業務に集中してもらうことができます。
デメリット
PMOを導入することによって、コミュニケーション不足が発生するというデメリットもあります。
プロジェクト業務においてはPMO同士だけではなく、PMとも密接なコミュニケーションをとっていかなければなりません。
しかしながら、立場が違えば意見も対立してしまうことが増えます。PMOを複数導入することでその対立がさらに増加し、プロジェクト業務進行に支障が出ることもあるのです。
導入すべきケース
PM1人だけで管理できてしまうような小規模なプロジェクト業務であれば、PMOを導入してもデメリットしかありません。
プロジェクト業務がPMのみに依存してしまっている場合や、プロジェクト内の人材育成業務が滞ってしまっている場合にPMOを導入して業務がスムーズに進むよう、体制を整えるべきでしょう。
PMOに必要なスキルや資格
PMOを導入するうえでのメリットやデメリットはお分かり頂けたかと思いますが、実際にPMOに必要なスキルや資格にはどのようなものがあるのでしょうか？
プログラミング
PMOでは、プログラミングスキルも必要になってきます。
エンジニアとプロジェクト業務に関する詳細な打ち合わせをする際に必要になりますので知識だけではなく、実際に現場でのシステム開発の経験もあると強みになるでしょう。
文書作成
文書作成については、プロジェクト業務の進捗管理やコスト管理をおこなううえで必要なスキルとなってきます。
マイクロソフトのオフィス関連のソフトを使用する機会が多いため、マイクロソフトオフィススペシャリストの資格があるといいかもしれません。
顧客対応
PMOであっても当然、顧客との打ち合わせや、やりとりは発生してくるため営業や接客のスキルは必要になってきます。
プロジェクトを成功させるには
スキルが重要になってくるのはもちろんですが、プロジェクトを成功させるためには、どのようなポイントがあるのでしょうか？
PMO支援がカギ
何度もお話している通り、PMOはプロジェクト業務成功のために客観的な立ち位置からプロジェクト全体を支援するという役割があります。
そのため、プロジェクトを成功させるためにはPMOにて支援業務を中心におこなうことがカギとなると言われています。
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PMOを活用してプロジェクトを前進させよう
PMOを活用することによって、プロジェクト業務の成功率は格段にアップします。
ぜひ、PMOを有効活用してプロジェクト業務の円滑化を目指してみてはいかがでしょうか？